Elke kantoor heeft zaken nodig als een waterleiding, riolering, electriciteit, netwerk, Internet-aansluiting en e-mail. We gaan er van uit dat deze gewoon goed zijn ontworpen en geimplementeerd. Er is normaal gesproken geen reden om ons zorgen te maken of de electrische bedrading wel geisoleerd is, of dat de waterleiding lekt in de switchbox-ruimte. De basis voor dergelijke infrastructuur is al jaren lang uitgewerkt, vastgelegd in regels en is zo iets waar we gedachteloos op kunnen rekenen.

Zo ook heeft elke organisatie behoefte aan goede informatie. Deze informatie berust op de correcte werking van databases, op correct ontworpen en gebouwde systemen en eenduidig inzicht in welke gegevens er zijn en wat ze betekenen.  Nu zijn databases zo betrouwbaar als de waterleiding, systeemontwerp en -realisatie zijn weliswaar niet altijd even betrouwbaar, maar fouten worden snel gevonden en in het algemeen, opgelost. Inzicht in de gegevens waar informatie op wordt gebaseerd echter, is iets waar veel organisaties nog steeds een probleem mee hebben. Wat is 'omzet', wat is een 'klant', wat is een 'polis'? Over het algemeen gaan we er van uit dat we dit wel weten, maar in de praktijk is dit, drie decennia na de introductie van de discipline 'data management' (inmiddels vaak 'meta data management' genoemd), een onderbelicht aspect. 

Rapportages, overzichten en spreadsheets bevatten cijfers, codes, aantallen en bedragen. Organisaties sturen op basis hiervan. Cijfers uit het grootboek zijn zo correct als de boekhouders zelf. Er is hier geen twijfel over het begrip 'saldo debiteuren'. Deze begrippen zijn, net zoals de regels voor het aanleggen van waterleidingen, over de jaren heen gestandaardiseerd, geformaliseerd en algemeen bekend. Grootboeksaldi zijn essentieel voor elke organisatie, maar nog belangrijker zijn de cijfers die het primaire proces beschrijven. Daar ligt immers het hart van de organisatie; het bestaansrecht. Sturing van het primaire proces is meer bepalend voor succes of falen dan de boekhouding. En daar zit bij de meeste organisaties een probleem. Of processen nu worden ondersteund door standaardpakketten of zelf ontwikkelde software, in het algemeen is (te) weinig aandacht gegeven aan het precies definieren wat de daar vastgelegde gegevens precies betekenen. Veel organisaties hebben niet eens een complete inventarisatie welke gegevens in hun systemen zijn vastgelegd, laat staan wat de exacte betekenis is. 

Dit probleem veroorzaakt onbetrouwbare rapportages, die foutieve beslissingen kunnen veroorzaken. Niet eenduidige definitie van wat een 'polis' is, leidt soms tot dubbeltellingen van bepaalde polissen, terwijl andere polissen enkel worden geteld. Het niet goed definieren wat een klant is, kan resulteren in het onterecht belonen van een bepaalde werkwijze, doordat deze klanten telt die door andere afdelingen slechts als 'prospects' worden vastgelegd. Dergelijke problemen worden vaak heel laat onderkend, nadat de schade al is geleden.

Het probleem bestaat al heel lang en de aanpak om het te beheersen bestaat al bijna even lang: meta data management; een discipline die veel problemen voorkomt tegen beperkte kosten.

Contact

Wilt u meer informatie? Neemt u dan contact met ons op via  Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.  of bel met Martin Genuit, tel. +31 (0)6 304 18 297.

Euclides - de juiste beslissing.